Cum te ajuta Digitail sa respecti normele GDPR?
Medicul veterinar este un super om, clar! El este in acelasi timp super medic care nu greseste niciodata (!), manager de clinica, manager financiar, contabil, gestionar, expert in comunicare si relatii clienti, iar mai nou ofiter de protectie a datelor personale.
A, nu stiai? Fiecare firma care detine si utilizeaza date personale este obligata sa respecte anumite reguli cu privire la operarea acestora, iar cabinetele veterinare nu sunt scutite de aceasta obligatie, asa cum nu sunt scutite nicaieri in lume.
Insa noi ne-am gandit la protejarea datelor personale ale clientilor tai inca de cand am creat Digitail.
De aceea, datele pe care le introduci in contul tau de utilizator iti apartin numai tie, ele fiind criptate in serverul cloud in care sunt stocate. Datele pot fi accesate numai cu parola pe care o alegi tu, parola pe care o poti schimba oricand din profilul personal.
Datele vor putea fi sterse la cererea clientilor sau dupa o anumita perioada de inactivitate si vor putea fi actualizate oricand va fi nevoie.
Ce actiuni a intreprins Digitail pentru tine cu privire la protejarea datelor personale?
- Am creat un acord automat pe care-l primesc clientii noi inscrisi in Digitail, prin care sunt informati despre modul in care datele lor personale sunt utilizate de catre clinica ta. Acest acord poate fi descarcat, imprimat si semnat fizic de catre clientii care nu au adrese de e-mail.
- La adaugarea unui pacient nou, Digitail te notifica despre termenii si conditiile pe care trebuie sa i le comunici proprietarului la inscriere, iar aceste conditii sunt trimise si pe e-mail ulterior. Dupa obtinerea acordului, salvam pentru tine dovada cu data si ora la care au fost transmise si acceptate informatiile.
- Clientii noi care se inscriu prin calendarul public vor bifa ca sunt de acord cu termenii si conditiile pe care le afisam inainte de inregistrare
In plus, suntem alaturi de tine daca ai intrebari despre ce presupune alinierea practicilor cabinetelor cu normele europene pentru protejarea datelor personale.
Digitail pune la dispozitia clientilor sai gratuit un serviciu de informare si consiliere cu privire la prelucrarea datelor personale si ii ajuta sa-si eficientizeze procesul de aliniere la normele reglementate la nivel european.
Iata mai jos cateva lucruri la care trebuie sa fiti atenti atunci cand prelucrati datele cu caracter personal ale clientilor vostri:
Drepturile clientilor sunt urmatoarele:
- Dreptul de a fi informat
- Dreptul la acces
- Dreptul la ratificari
- Dreptul la stergere
- Dreptul la restrictionarea procesarii
- Dreptul la portabilitatea datelor
- Dreptul de a obiecta si
- Dreptul de a nu fi subiectul unor campanii de tip profiling
Ce trebuie sa asiguri in cabinet pentru a fi aliniat cu regulile?
Trebuie sa ai desemnat un responsabil cu asigurarea protectiei datelor personale. Aceasta persoana nu trebuie sa fi urmat vreun curs autorizat sau acreditat de vreo institutie. Responsabilul cu securitatea datelor personale trebuie sa stie si sa aplice regulile in companie astfel incat sa se asigure ca datele personale sunt obtinute, stocate, prelucrate, arhivate si sterse conform reglementarilor Uniunii Europene.
In cazul in care se produce o bresa de securitate si datele personale sunt periclitate, responsabilul trebuie sa alerteze autoritatea nationala de securitate a datelor cu caracter personal.
Totodata, trebuie sa se asigure de informarea tuturor angajatilor despre normele GDPR pentru protejarea datelor personale ale clientilor cu care lucreaza acestia prin training-uri, sesiuni de informare, e-mail-uri, etc si de respectarea acestora de catre fiecare membru al echipei in parte.
Cateva exemple de actiuni care asigura respectarea datelor personale ale clientilor
Daca ai obtinut datele personale anterior datei de 25 mai 2018 si nu ai obtinut acordul scris al clientilor pentru operarea acestora, trebuie sa faci dovada acordului lor pentru a continua sa le stochezi.
Ce inseamna acest lucru? Inseamna ca va trebui sa-i informezi ca detii datele lor personale, in ce scop le-ai obtinut si sa le soliciti acordul de a continua sa le utilizezi datele personale in scopurile pe care le-ai comunicat concis si public. Datele trebuie sa fie stocate si securizate corespunzator.
Trebuie sa te asiguri ca nu exista hartii care sa contina date personale ale clientilor la vedere, in receptie sau salile de consultatie. Acestea trebuie tinute in locuri ferite – dosare, sertare inchise, dulapuri cu usi.
Datele personale nu trebuie aruncate la gunoi, ci trebuie distruse astfel incat sa nu se poata incerca redarea acestora dupa distrugere.
Atunci cand vorbesti cu clientii la telefon, nu trebuie sa dezvalui date personale despre alti clienti, nici chiar membrilor familiei daca nu ai obtinut acordul de a face acest lucru din partea persoanelor in cauza.
Acestea sunt doar cateva exemple dintre lucrurile pe care le poti face pentru a te alinia la normele europene de prelucrare a datelor cu caracter personal. Pentru mai multe detalii si pentru a scapa de teama de GDPR, apeleaza gratuit la unul dintre expertii nostri Digitail – suntem aici pentru a te ajuta!
Scrie-ne la contact@digitail.com, vom stabili impreuna pasii pentru protejarea datelor clientilor tai.
